Четкая организация бизнес-процессов в компании — это признак эффективного бизнеса. Прочитав статью, вы узнаете, как быстро наладить процессы на предприятии и улучшить его показатели. С незначительными вложениями — только за счет другого подхода к работе — вы сможете снизить издержки, сократить сроки, повысить конкурентоспособность. В результате бизнес станет более устойчивым и продуктивным, что важно для решения его задач в кризис.
Для чего нужна организация бизнес-процессов в компании
Бизнес-процессы — это цепочка повторяющихся действий (поиск клиентов, ремонт оборудования, уборка помещений). Они бывают основными и вспомогательными. Основные бизнес-процессы направлены на достижение главной цели фирмы — удовлетворение нужд клиентов и получение прибыли. К ним относятся производство, продажи и все, что с ними связано.
Вспомогательные процессы облегчают выполнение основных. Закупки, логистика, реклама обеспечивают производство ресурсами и возможностями выполнять главные функции. Если руководитель отладил бизнес-процессы так, что они выполняются слаженно, без ошибок, сбоев, он освободил силы и время на его развитие, и в целом на жизнь. Некоторые менеджеры сравнивают ощущения при внедрении бизнес-процессов так: «словно пересели с телеги на автомобиль».
Основные цели бизнес-процессов:
- повысить управляемость и прозрачность бизнеса;
- снизить риски потери клиентов;
- сократить сроки, уменьшить количество ошибок;
- повысить качество продукта и конкурентоспособность;
- снизить зависимость от отдельных сотрудников.
Четкая организация бизнес-процессов в компании решит проблему взаимодействия между отделами, когда «каждый сделал хорошо, а костюмчик — кривой». Отладив процессы «на стыках», руководитель искоренит до 90% ошибок и недоработок в компании.
Директор мебельной компании «Станнум» наладил взаимодействие так: создал отчетную таблицу с описанием каждого шага процесса. Сотрудники, взявшие заказ в работу, фиксировали в графах, над чем в данный момент они работают. Руководитель мог видеть, на каком этапе находится тот или иной процесс, сколько времени он “висит”, какие работы выполняются.
В результате появилась возможность видеть проблемы, например, простой на определенном участке, несоответствие процедур регламентам, ожидаемый срыв сроков. Всего пять минут рабочего времени в день сократили долю сбоев с 90% до 5%.
Как настроить бизнес-процессы
Первое, что необходимо сделать, чтобы внедрить бизнес-процессы — описать их. Описание бизнес-процессов компании позволит выстроить их логику и понять, стоит ли вообще с ними работать.
В целом, предприятие имеет до 5-7 бизнес-процессов, которые стоит описывать. Процесс не может быть один: «наше дело — стройка, а что еще?». Слишком большое количество процессов, например, описание каждой услуги, нерационально.
Руководитель выявляет обособленные процессы, когда:
- у каждой услуги — свой клиент;
- у каждого клиента — свои потребности;
- у каждого продукта — свой процесс производства;
- у товара или услуги — отдельная рентабельность.
Если компания несколько раз в год обслуживает мэра города, выделяя на оказание услуги определенные ресурсы — это еще не бизнес-процесс. Но если он выполняется каждый месяц и требует отдельного подхода — его стоит внедрить.
Чтобы описать бизнес-процессы:
- выделяем 5-7 из них (основных и вспомогательных);
- разбиваем каждый процесс на 7-12 шагов. Вносим только существенные шаги, вне зависимости от трудоемкости. Этап «получение оплаты» может занимать 1-2 минуты, но он важен;
- описываем полный, естественный порядок процесса, который выполняется в большинстве случаев;
- дополняем процесс улучшениями, которые планируется внедрить через 1-2 месяца. Более длительные планы нужно записать отдельно.
Оформление бизнес-процессов будет более наглядным в таблице, чем в блок-схеме. Она занимает меньше места, но предоставляет больший объем сжатой информации. В столбцах указываются номер этапа, название, результаты, ответственное лицо и исполнитель. Важно! Ответственный — это конкретный сотрудник, а не отдел, с которого не спросишь.
В некоторых случаях бизнес-процессы описывают более детально: « в этом случае берем предоплату, а в этом — нет». Для данной цели используют подпроцессы, чек-листы, технологические карты, текстовые описания, схемы, картинки, инструкции.
Внедрение бизнес-процессов
Организация бизнес-процессов в компании на этапе внедрения — самая трудная. Некоторые фирмы на нем «ломаются», не идут дальше планов. Провалы связаны с излишне авторитарными изменениями, которые навязываются «сверху». Люди отчаянно сопротивляются революции и выигрывают.
Коллектив, как живой организм, всегда сильнее шефа.
Отлаженные бизнес-процессы внедряются постепенно, шаг за шагом. Важно вовлекать людей: пусть они участвуют в описании процессов, рождают идеи. Сотрудники не сопротивляются тому, что предложили сами.
Этапы внедрения:
- описываем процессы «как есть» + меры для улучшения. Система должна быть близкой к естественным законам бизнеса: «произвел-разрекламировал-продал» и т.д.
- тестируем в виде деловой игры или на практике — на конкретной услуге, клиенте, отделе;
- дорабатываем процесс: корректируем обязанности, переносим должность в другой отдел;
- утверждаем новую версию;
- готовимся к внедрению: устанавливаем технику, обучаем и мотивируем сотрудников;
- массово внедряем: контроль, поддержка, реже — наказание;
- стабилизируем систему (этап занимает не меньше 1 года);
- совершенствуем.
Система контроля бизнес-процессов должна работать постоянно.
Для этого директор назначает ответственного в числе топ-менеджеров фирмы. Ответственный координирует работу, анализирует результаты, поддерживает сотрудников, помогает внести изменения, преодолеть трудности. Видимые перемены после внедрения бизнес-процессов наступят через 2-3 года, а в крупных компаниях — через 5-7 лет.
Также можно внедрить систему рабочих мест.
Ошибки внедрения бизнес-процессов
Бизнес-процессы не работают, если пропустить один из этапов их внедрения или выполнить его некачественно. Проблема может возникнуть еще на шаге проектирования, когда формируются регламенты.
Менеджеры красиво описывают процессы в кабинете, но не знают, как все происходит в реальности. В результате возникает несоответствие между запланированными процессами и выполняемыми фактически. Люди игнорируют инструкции, выполняют рекомендации “для галочки”. Главную роль в описании бизнес-процессов важно отдавать исполнителям. Только люди, чьими руками они выполняются, могут видеть полную картину деятельности.
Руководитель также может пропустить определенные шаги, например, забыть обучить сотрудников или проконтролировать исполненное. Неполноценная система функционирует на «трех ногах»: работники ошибаются, испытывают затруднения, тратят больше времени на выяснение обстоятельств. Серьезные улучшения в бизнесе при пропуске этапов внедрения не произойдут.
Читайте также как правильно ставить цели и достигать их.
Также выделяют следующие проблемы:
- отсутствие описаний бизнес-процессов. Некоторые полагают, что «тут и описывать-то нечего». Некоторые пишут разрозненно, не соблюдают методологию, употребляют разные термины одного и того же процесса. Некоторые просто переписывают свою должностную инструкцию;
- попытка детально описать процессы, которых еще нет;
- «белые пятна» в описаниях: никто не знает, как это делать;
- лишние и неэффективные шаги в процессах, «дурная» работа;
- недостаточный или избыточный контроль;
- чрезмерный «вертикальный контроль», когда много согласований и проверок начальства;
- чрезмерная надежда на автоматизацию. В компьютеры нужно заложить схему порядка, которая сначала должна возникнуть в голове.
Часто организация бизнес-процессов в компании не выходит на этап внедрения из-за страхов. Руководитель пытается разработать идеальный процесс, максимально плотно увязать его с организационной структурой, учесть все нюансы. Но такая задача не решается в принципе. Достаточно создать нормальный рабочий процесс, который стабильно выдает хорошие результаты и совершенствовать его.
В каких случаях следует внедрить бизнес-процессы? В принципе, в любых, если руководитель хочет иметь успешный бизнес. Крайне желательно сделать это, если:
- намечается рост компании;
- собственники ставят перед компанией новые цели, но достичь их старыми методами не получается;
- фирма теряет позиции из-за неэффективности, разгильдяйства;
- появляются новые возможности (например, технологии, интересные рынки);
- набирают мощь конкуренты;
- увеличиваются требования клиентов;
- появляются претензии к работе фирмы у партнеров и покупателей;
- появляются идеи для улучшения (модернизация, видоизменение, реорганизация), которые нужно правильно реализовать.
Важно помнить, что внедрять бизнес-процессы нужно в стабильной фирме. Изменения “расшатывают” систему, делают ее непредсказуемой, неустойчивой. Перед внедрением в качестве подушки безопасности нужно создать резервный фонд. Он финансово поддержит компанию в переходный период.
