Как создать список дел, который позволит быть продуктивным

Прочитав эту статью, вы узнаете, как создать список дел, который сделает работу продуктивной. Грамотно расставляя  приоритеты, вы избежите затрат времени на «горящие дела», срыва сроков, нарушения договоренностей. В результате вы избавитесь от стресса, чувства вины, перегрузки и сможете трудиться более целенаправленно и эффективно.

Прочитав статью, вы сможете составить правильный список дел и всегда успевать запланированное и как создать список дел, который будет работать на вас

Как создать список дел, который не будет работать

Список дел («to-do list») — это популярный инструмент тайм-менеджмента, которым пользуются многие. Изложение задач на бумаге помогает продумать последовательность шагов и сфокусироваться на их выполнении. Списки дел избавляют от необходимости постоянно помнить о задачах. Они визуализируют действия, помогают четко видеть конечную цель и держать дела под контролем.

Однако положительным влиянием на продуктивность пользователя обладают только правильно составленные списки дел.

Статистика приложения iDoneThis отмечает, что 41% задач в списках, которые составляют пользователи, не выполняются никогда. А около 20% дел завершаются в течение двух часов.

Это говорит о том, что люди в первую очередь берутся за легкие задачи. Они испытывают удовлетворение от того, что все идет по плану, но при этом наиболее трудные, значимые дела, которые в большей степени влияют на результат, так и остаются несделанными.

Списки дел неэффективны, если они составлены неправильно. Как научиться планировать дела? Для начала — понять, как не нужно этим заниматься.

Рассмотрим 5 распространенных ошибок при написании списка задач, которые делают его бесполезным. 

  1.   Много дел, которые невозможно выполнить за один день. При списке длиной больше 8-10 пунктов вместо мотивации человек начинает испытывать стресс. Из-за невозможности решить все задачи в назначенное время он откладывает их на потом и считает прокрастинацию нормой.
  2.   В списке нет сроков. Ориентировочное время на выполнение задач позволяет оценить их реалистичность, заставляет действовать. Если в «to-do list» нет хотя бы примерных сроков («выполнить за 1 час», «справиться в первой половине дня»), он дезорганизует пользователя. 
  3.   В списке нет приоритетов. В нем вперемешку указаны простые, сложные, важные, несущественные дела: «провести тимбилдинг», «убрать на рабочем столе», «уточнить причины срыва сроков», «заказать бумагу для принтера». Определяя, к какому из них приступить, человек теряет производительность.
  4. В списке нет краткого описания к задачам. К примеру, формулировки «улучшить сайт», «оптимизировать бизнес-процессы» слишком масштабные и заставляют человека каждый раз вникать в написанное, определяя, какие ресурсы ему потребуются.
  5.   У задач нет четких целей. Составитель только расплывчато предполагает, какой результат он получит. К примеру, можно написать «позвонить мастеру», а потом долго вспоминать, зачем, и ради каких результатов. Отсутствие понятных положительных итогов заставляет откладывать запланированное на долгий срок.

Если создать список дел с продуманным подходом к управлению задачами, их результативность увеличится. 

Как научиться планировать дела? Рассмотрим 8 советов от экспертов тайм-менеджмента, которые сделают список понятнее и эффективнее.

Не перегружайте список делами

Почему маленькому бизнесу не обязательно масштабироваться, чтобы быть успешным — читайте в нашей статье.

Как правильно планировать дела: 8 советов

  1. Сократите список задач до 10 пунктов, реально оценив свои возможности. Исключите из него мелкие текущие задачи: «проветрить кабинет», «заправить машину». Дела, которые не поместились в текущий список, переместите в «to-do list» для будущих задач. Посильный перечень дел, завершенный к концу дня, будет служить источником мотивации и вдохновения. А списком для будущих задач воспользуйтесь, чтобы запланировать завтрашний день.
  2. Определите, к какому итогу приведет вас завершение каждой задачи и напишите конечную цель рядом. К примеру, «позвонить мастеру» — «настроить новый станок». Так, приступая к делу, вы будете понимать, к какой цели движетесь, и не отложите выполнение в долгий ящик.
  3. Разбейте большие дела на несколько маленьких. Вместо «улучшить сайт» напишите: «позвонить дизайнеру», «посмотреть макет», «составить ТЗ». Обозначив четкий порядок действий, вы потратите меньше времени на его осмысление.
  4. Расставьте приоритеты по принципам «важное и срочное», «важное несрочное», «неважное срочное», «неважное и несрочное». В первую очередь приступайте к решению задач первой группы. Дела из второй группы нужно завершить в ближайшее время, из третьей — поручить другим, а из четвертой — не делать вообще.
  5. Установите дедлайны. Запишите задачи по принципу: «Дело» — «время начала» — «время завершения». Благодаря срокам, вы избежите ситуации, при которой приступаете к делу в последнюю минуту. Но не ставьте слишком большие сроки. По закону Паркинсона, в большинстве случаев «работа занимает все время, отведенное на нее».
  6. Превратите глобальные цели в проекты. Задачи «оптимизировать деятельность», «улучшить климат в коллективе» похожи на лозунги. К выполнению таких дел сложно подступиться. Разбейте каждое на подзадачи и укажите даты их завершения. 
  7. Формулируйте задачи с глагола: «посмотреть презентацию», «провести планерку», «встретиться с партнерами» вместо «презентация», «планерка», «встреча». Правильно построенные фразы  побуждают к активным действиям, не оставляя места для раздумий.
  8. Уточните задачи, для выполнения которых вам потребуется помощь. Напишите рядом с целью: «получить расчет», «позвонить в отдел продаж». Подсказки ускорят выполнение дел и напомнят вам, кого и чего именно вы ждете, если сроки пропущены.

Расставляйте приоритеты

А как стать хорошим руководителем — читайте в нашей статье.

Мы рассмотрели главные аспекты составления понятных и мотивирующих списков. Но наличие списка — не панацея эффективности. Как научиться планировать дела? Чтобы система работала, важно внедрить ее в жизнь: адаптировать под характер, цели, потребности человека. В этом случае она будет приносить максимальную пользу.

Планируем время и дела: как внедрить списки задач в жизнь

Первое, с чего нужно начать — подобрать «под себя» оптимальную систему списков. В мире разработано их огромное количество, но наиболее популярные из них: «метод 3+2», «метод 1-3-5», «3-MIT подход», «канбан».

Стратегия «3+2» работает так: человек ставит себе на день всего 5 дел: три больших и два маленьких. Крупные задачи должны занимать 1-2 часа, мелкие — до 30 минут. Достоинство метода  в минимальном количестве переключений между делами. Вы сосредотачиваетесь на процессе выполнения задач и «закрываете» их эффективно.

Метод «1-3-5» похож на предыдущий, только в нем нужно выбрать одну большую задачу, 3 средних и 5 маленьких. Он подходит для людей, которые легче «жонглируют» делами, не тратя большого количества времени на то, чтобы в них вникнуть. 

Стратегию легко сочетать с методом повышения продуктивности «помидоро». Когда мы планируем время и дела с учетом техники, все задачи разделяются на отрезки по 25 минут и 5-минутные перерывы между ними. Как только начнется «рабочее» время, максимально сосредоточьтесь на процессе. При наступлении свободной пятиминутки прервите работу и отдохните. По наблюдениям, техника «помидоро»  хорошо «разгружает» мозг, повышая в итоге его эффективность.

Выберите список задач “под себя”

Как планировать задачи в бизнесе с помощью метода «3-MIT»? Стратегия предусматривает выбор трех наиболее приоритетных задач, которые нужно завершить в течение дня. Особенность метода в том, что к новым делам нельзя приступать до выполнения предыдущих.

Подход тренирует сосредоточенность, концентрацию, помогает бороться с прокрастинацией, но не подходит людям с недостаточной мотивацией.

Как планировать дела в бизнесе, используя «канбан»? «Канбан» в переводе с японского означает «доска». Система подразумевает размещение на настенном щите стикеров с запланированными делами. В зависимости от статуса их нужно перемещать в колонки «задачи», «в работе», «сделано». Подход позволяет легко отслеживать процесс выполнения задач, наблюдая за ними на разных стадиях. Он подходит для визуалов, которых мотивируют наглядные результаты.

Используйте технику “помидоро”

Чтобы выбранный метод составления списков работал по максимуму, используйте следующие советы:

  • Ведите отдельный реестр мелких задач. Если создать список дел, на выполнение которых уходит меньше 15 минут, вы не забудете про мелочи, которые нецелесообразно включать в большой список. Игнорирование некоторых из них может повлиять на большие цели  — например, если не заказать бумагу для принтера, вы не сможете подготовить отчет.
  • Пересматривайте списки задач каждые три дня. Как планировать дела в бизнесе? Удаляйте дела, потерявшие значимость, включайте новые, корректируйте приоритеты. Так ваши цели всегда будут соответствовать действительности.
  • Не перегружайте себя. Если запланировать слишком много и исключить из списка задач отдых, эффективность значительно снизится.
  • Уменьшите влияние на продуктивность отрицательных эмоций. Переживания, страхи, стресс отвлекают, не дают сконцентрироваться. Определите, что в вашей жизни вызывает негативные чувства, постарайтесь убрать эти факторы.
  • Будьте последовательны. Чтобы понять, как правильно планировать дела, нужно делать это постоянно. Только методом проб и ошибок вы сможете создать список дел, который удовлетворяет ваши потребности.

Регулярно проверяйте списки на актуальность

Как планировать дела в бизнесе — от руки или в программе? Плюсы электронных приложений заключаются в их наглядности. Задачи легко переносить из одной категории в другую, группировать, менять приоритеты, формировать отчеты. Возможности софта позволяют создать список дел на основе календаря и удобнее планировать загрузку на день.  

Плюсы блокнота — в независимости от компьютера и смартфона. Вручную задачи пишутся быстрее, чем в приложении, что важно для мобильных людей с постоянно меняющимся графиком. А движение ручкой, вычеркивающее дела из списка, дает отличный заряд энергии для слабо мотивированных людей.

Специально для пользователей, испытывающих нехватку положительных эмоций, придуман список «Сделано». В него нужно вносить все успешно завершенные дела вне зависимости от их величины, приоритетности и  просматривать в конце дня, получая заряд мотивации.

Используйте список “Сделано”, если нужна мотивация

Подведем итоги

Создать список дел, идеально подходящий человеку, невозможно, но имеющиеся заготовки можно адаптировать под текущие потребности человека. Для этого нужно взять за основу главные составляющие: «задача»,  «описание задачи», «сроки», «расстановка приоритетов». Остальные компоненты можно включать в методологию по своему усмотрению, заменять другими или не применять, если того требуют обстоятельства.

А чтобы система работала, важно периодически пересматривать задачи, определять их конечные цели, ставить сроки и избегать перегрузок. При наличии правильного списка и разумного подхода к его применению дела будут решаться быстрее и эффективнее.

Оцените статью
Бизнес польза
Добавить комментарий