5S система рабочих мест: как организовать продуктивную работу в офисе

5S система рабочих мест —  способ организации офисного пространства. Прочитав статью, вы научитесь правильно поддерживать порядок на рабочем месте. В результате исчезнут поиски потерянных вещей, простои, опоздания, лишние телодвижения, убытки. Компания повысит качество продукции, продуктивность труда и улучшит климат в коллективе.

Зачем 5S система рабочих мест предприятию

5S —  это принцип, при котором каждая вещь лежит на месте. После использования инструмента важно возвращать его обратно. Если место выбрано рационально, и сотрудники регулярно убирают за собой, убытки компании будут минимальны.

Считается, что хаос в офисе невозможно устранить. Работники постоянно ищут нужные бумаги, теряют карандаши и степлеры, ошибаются, заставляют клиентов ждать. В результате компания несет убытки.

По подсчетам некоторых организаций, они сравнимы с ежемесячной заработной платой специалистов штата. Беспорядок часто считается частью рабочего процесса и, следовательно, не ликвидируется.

Различают 7 проблем, которые влечет за собой хаос:

• переделки и исправления;
• ожидания и опоздания;
• лишние перемещения;
• ненужные усилия;
• простой оборудования;
• излишние запасы;
• дополнительные проверки.

К примеру, стол приемщика товаров может находиться на другом конце склада (20 метров). Ежедневно сотрудник принимает и отгружает 30 поддонов с продукцией, которая «наматывает» за сутки 1,5 километра. Достаточно разместить рабочее место кладовщика у ворот, чтобы исключить ненужные телодвижения работников склада.

Большое количество рабочего времени уходит на поиск инструментов, документов, товаров, которые лежат не на месте. Ежедневно работники тратят на поиски до 30 минут в день. Коллектив из 20 сотрудников на выяснения, разъяснения, поиски суммарно затрачивает 10 часов продуктивного рабочего времени. Потери из-за хаоса настолько велики, что их невозможно игнорировать.

5S система рабочих мест позволяет устранить беспорядок на рабочих местах, который приводит к пропаже важных бумаг, излишкам, недостачам, несчастным случаям.

Система рационализации рабочего места 5S повышает культуру производства. Ведь работники, наплевательски относящиеся к беспорядку сегодня, завтра непременно проигнорируют неисправность оборудования и срыв сроков.

Что нужно делать для развития бизнеса — читайте в нашей статье.

Этапы внедрения 5S

5S система рабочих мест состоит из пяти элементов. Они просты и понятны, но не работают по отдельности. Для создания эффективной, комфортной, продуктивной среды важен системный подход к созданию среды.

Он включает последовательное выполнение следующих шагов:

Сортировка

Нужно вытащить все вещи с мест, в том числе из углов. Подмести, помыть поверхности. Далее предметы необходимо рассортировать по степени необходимости. Ненужные — выбросить или поместить в специальную зону «карантина». Если в течение месяца они не понадобились — ликвидировать. Зона «карантина» должна быть на виду, иначе она превратится в склад ненужных вещей.

Поиск места хранения.

Оставшиеся вещи нужно убрать по отведенным для них местам (лучше — в точке использования) Например, степлер желательно держать рядом с принтером. Важно, чтобы предметы было удобно доставать (не нужно складывать предметы в два ряда, чтобы не разбирать первый). Также запрещено держать вещи в глубокой таре «навалом». Места хранения следует подписать и визуализировать (разделить ящиками, перегородками, изолентой). Необходимо найти место для любой, незначительной вещи в офисе. О предметы, которые лежат, где попало (сумки, провода) легко споткнуться и получить травму. Не найденные во время скрепки могут привести к потере бумаг.

Соблюдение чистоты

(сухая и влажная уборка). Действие занимает 2 минуты, а настроение поднимает на день. В Японии уборкой рабочих мест традиционно занимаются все сотрудники, включая руководителей компаний.  

Стандартизация.

Важно разработать стандарты чистоты, которых бы придерживались работники, и разместить их в общедоступном месте, например, на стенде. Информационная зона должна быть «живой»: здесь можно разместить примеры, изображения «до» и «после», фотографии отличившихся сотрудников, клейкие листочки с предложениями и замечаниями;

Совершенствование.

Недостаточно один раз убрать все на места — для достижения результата нужно делать это регулярно. Важно, чтобы привычка к порядку стала корпоративной культурой компании. Для этого нужно, чтобы в процесс были вовлечены руководитель и ответственные лица. Менеджеры должны создавать условия для изменений, контролировать исполнение регламентов, наладить обратную связь. При этом лучше исключить из методов воздействия на сотрудников выговоры и штрафы. Они вызывают внутреннее сопротивление персонала и приводят к трудностям.

В процессе организации лучше определить целевые зоны — участки, с которых лучше начать внедрение. Желательно, чтобы это были небольшие пространства с мотивированными сотрудниками. Если организовать работу офиса целиком, рабочий процесс прервется, вызвав простои производства. 

В первую очередь рекомендуется обратить внимание на пространства, значительно влияющие на рабочий процесс компании, а также места, видные клиентам. Холлы, туалеты, комнаты совещаний могут подождать улучшений в приоритетных зонах.

Под офисными пространствами понимаются не только помещения для административной работы (кабинеты, бухгалтерия). Также к ним относятся склады, архивы, приемные, кухни, цеха, туалетные комнаты.

Если у зоны нет предназначения, то есть непонятно, для чего она используется, проблемы с организацией пространства налицо.

Внедрение системы

Искренняя вовлеченность руководителя — главное условие успешной организации проекта. Чтобы организовать работу офиса, важно уделять процессу до 70% времени. Лучше, чтобы руководитель и топ-менеджеры наравне с рядовыми сотрудниками подчинялись принципам 5S. Так сформируется командный дух коллектива, и внедрение пройдет успешнее.

Постановка системы 5S состоит из трех этапов:

1. Подготовка к проекту. Для этого нужно сформировать команду во главе с лидером, который планирует и внедряет 5S в жизнь. Лидер настойчиво внедряет перемены, контролирует выполнение шагов, с уважением относится к коллективу. На этом этапе создается устав — документ, фиксирующий положения системы. Он поясняет, какие методы будут использоваться для решения задачи. Также важно создать расписание уборки и диагностики оборудования.
2.     Исполнение. На данной стадии в жизнь воплощаются советы по организации рабочего места: сортировка, утилизация вещей, маркировка инструментов, безопасное и рациональное размещение предметов. Для этого нужно вывалить все, а потом возвращать вещи, определяя для каждой из них оптимальное место. Важно не хранить крупные предметы на полу (их тяжело передвигать).
   

   По “системе супермаркета” лучше создать для каждого отдела недельный запас расходных инструментов в свободном доступе.

3.     Оценка и совершенствование. Руководителю проекта важно проявить терпение и настойчивость. Так сформируется привычка бережливого отношения к производству. Необходимо найти баланс между дисциплиной и творческим отношением работников к процессу. Несмотря на стандарты, рабочие места должны быть индивидуальными и удобными для сотрудников.

Какими еще качествами должен обладать сильный лидер — читайте в нашей статье.

Конечно, 5S система рабочих мест не внедряется без проблем. Менеджеры могут столкнуться с сопротивлением коллектива, особенно если видят отрицательный пример руководства. Директор может сам разводить беспорядок, считать систему нерабочей, бесполезной.

Отказ от участия или формальный контроль руководителя также не будет способствовать организации. Ни один сотрудник не будет уделять время задаче, в которой не заинтересовано начальство.

Важный принцип внедрения системы — обратная связь с коллективом. Работники должны не принимать директивы, навязанные сверху, а «творить» вместе с лидером, создавать индивидуальные рабочие места. Важно, чтобы каждый обустроил пространство «под себя». Пусть предметы находятся там, где удобно исполнителям, но это место должно быть рациональным и продуманным.